การกำหนดโครงสร้างธุรกิจอสังหาริมทรัพย์

การกำหนดโครงสร้างธุรกิจอสังหาริมทรัพย์

โดยปกติแล้วการดำเนินธุรกิจการพัฒนาอสังหาริมทรัพย์ สามารถดำเนินงานได้หลายรูปแบบคือรูปแบบของบุคคลธรรมดา ห้างหุ้นส่วน หรือบริษัท ซึ่งส่วนใหญ่นิยมจัดตั้งกิจการในรูปแบบของนิติบุคคลมากกว่าในรูปแบบของบุคคลธรรมดา คือการดำเนินงานจะจดทะเบียนเป็นบริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด เนื่องจากรายได้จากการขายและต้นทุนโครงการของธุรกิจอสังหาริมทรัพย์มีจำนวนเงินที่สูง การดำเนินงานในรูปแบบนิติบุคคลจะทำให้การคำนวณรายได้เพื่อเสียภาษีอากรได้ถูกต้องและเป็นธรรมกว่าการดำเนินงานในรูปของบุคคลธรรมดา และเหตุผลอีกประการหนึ่ง คือกิจการที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลโดยเฉพาะในรูปของบริษัทจะมีความมั่นคง ความน่าเชื่อถือ และเป็นที่ยอมรับจากบุคคลภายนอกรวมทั้งลูกค้ามากกว่าด้วยซึ่งความน่าเชื่อถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจประเภทนี้เพราะผู้ซื้อต้องมั่นใจว่าผู้ขายจะปฏิบัติตามสัญญาที่ตกลงกันไว้ นอกจากนี้ถ้ากิจการมีความต้องการที่จะระดมเงินทุนเพื่อขยายกิจการก็สามารถนำนิติบุคคลจดทะเบียนเป็นบริษัทมหาชนจำกัดเพื่อระดมทุนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยได้

โครงสร้างการจัดองค์กรและการบริหารงานของธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ส่วนใหญ่จะประกอบด้วยหน่วยงานหลัก 3 หน่วยงาน คือ ฝ่ายปฏิบัติการ ฝ่ายการตลาด และฝ่ายโครงการ ซึ่งการบริหารงานของฝ่ายต่าง ๆ สามารถแสดงเป็นแผนภาพได้ดังนี้

การบริหารจัดการ และการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่าง ๆ สำหรับธุรกิจอสังหาริมทรัพย์โดยทั่วไปมีการกำหนดหน้าที่ และความรับผิดชอบดังนี้

ฝ่ายปฏิบัติการ เป็นหน่วยงานที่ทำหน้าที่ให้การสนับสนุนการปฏิบัติงานฝ่ายต่างๆ ของกิจการ แบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบออกเป็น 4 แผนก ดังนี้

1. แผนกบัญชี และการเงิน มีหน้าที่ควบคุม และกำกับดูแลเรื่องการบริหารจัดการทางการเงินและระบบบัญชีของกิจการให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ จัดทำรายงานทางการเงินและงบการเงินของกิจการให้ถูกต้องและเป็นไปตามมาตรฐานการบัญชี

2. แผนกกฎหมาย มีหน้าที่ติดต่อหน่วยงานราชการในการขออนุญาตต่าง ๆรวมทั้งการขออนุญาตทำการจัดสรรที่ดิน ซึ่งกฎหมายกำหนดให้ธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ที่ทำการขายที่ดินเป็นแปลงย่อยติดต่อกันจำนวน 10 แปลงขึ้นไป ต้องขออนุญาตทำการจัดสรรที่ดินต่อกรมที่ดินด้วย และมีหน้าที่ในการตรวจสอบข้อกฎหมาย ติดตามข่าวสารด้านกฎหมายในส่วนที่เกี่ยวข้องกับกิจการ นอกจากนี้ยังมีหน้าที่ดูแลผลประโยชน์ของกิจการที่เกี่ยวข้องกับสัญญาต่าง ๆ

3. แผนกธุรการ มีหน้าที่ในการบริหารจัดการงานเอกสารต่างๆ ดูแลระบบข้อมูลสารสนเทศของกิจการ ตลอดจนการเกี่ยวกับยานพาหนะ การซ่อมบำรุง การดูแลความสะอาดและการรักษาความปลอดภัย

4. แผนกทรัพยากรมนุษย์ มีหน้าที่ควบคุมดูแลและพัฒนาศักยภาพการทำงานของบุคลากรให้มีประสิทธิภาพ ตลอดจนดูแลเรื่องของกฎระเบียบและสวัสดิการต่าง ๆของพนักงาน

ฝ่ายการตลาด เป็นหน่วยงานที่รับผิดชอบงานที่เกี่ยวข้องกับการขายอสังหาริมทรัพย์ รวมทั้งการอำนวยความสะดวกและการให้บริการต่าง ๆ แก่ลูกค้า แบ่งการทำงานออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้

1. แผนกการตลาด มีหน้าที่ศึกษาวิจัยตลาดในความต้องการด้านที่อยู่อาศัยของลูกค้ากลุ่มเป้าหมายและวางแผนการโฆษณาประชาสัมพันธ์ โดยประสานงานกับแผนกต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานในการขายอสังหาริมทรัพย์ของแต่ละโครงการ เพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้

2. แผนกขาย มีหน้าที่ในการวางแผนและกำหนดกลยุทธ์ที่จะนำมาใช้ในแต่ละช่วงเวลาของแต่ละโครงการ เพื่อดึงดูดความสนใจของลูกค้า การจัดหาช่องทางการจำหน่าย โดยการทำงานของแผนกนี้จะต้องมีการประสานงานอย่างใกล้ชิดกับแผนกโฆษณาประชาสัมพันธ์

3. แผนกโฆษณาประชาสัมพันธ์ มีหน้าที่กำหนดแผนการโฆษณาประชาสัมพันธ์ตามสื่อต่าง ๆในช่วงเวลาที่เหมาะสม เพื่อให้เข้าถึงลูกค้ากลุ่มเป้าหมายมากที่สุด พร้อมทั้งทำหน้าที่ในการสร้างภาพลักษณ์ให้กับกิจการ เผยแพร่ข่าวสารและรายงานความคืบหน้าโครงการต่าง ๆของกิจการให้แก่ลูกค้าและบุคคลทั่วไปที่สนใจการดำเนินงานของกิจการ

4. แผนกบริหารโครงการหลังขาย มีหน้าที่ในการให้บริการด้านต่างๆ แก่ลูกค้าหลังจากที่มีการส่งมอบอสังหาริมทรัพย์ให้กับลูกค้าแล้ว แต่กิจการยังมีภาระผูกพันกับลูกค้าในอสังหาริมทรัพย์นั้นตามที่ตกลงไว้ในสัญญา เช่นการซ่อมแซม การบำรุงรักษา เป็นต้น

ฝ่ายโครงการ เป็นหน่วยงานที่มีความรับผิดชอบในการบริหารจัดการโครงการด้านต่างๆ และทำหน้าที่กำกับดูแลให้การดำเนินงานในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการก่อสร้างอสังหาริมทรัพย์เป็นไปตามแผนงานและงบประมาณที่กำหนดไว้ แบ่งการทำงานออกเป็น 4 แผนก ดังนี้

1. แผนกประมาณราคาและควบคุมต้นทุน ทำหน้าที่ประมาณการต้นทุนต่าง ๆของโครงการแต่ละโครงการ โดยจัดทำในรูปของงบประมาณต้นทุนของโครงการ เพื่อนำไปใช้ในการกำหนดราคาขายและใช้ในการควบคุมปฏิบัติงานให้เป็นไปตามงบประมาณต้นทุนของแต่ละโครงการ โดยประสานงานกับแผนกบัญชีและการเงินในการควบคุมต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงให้เป็นไปตามงบประมาณที่วางไว้

2. แผนกออกแบบ ทำหน้าที่เป็นสถาปนิกของโครงการ มีความรับผิดชอบในการควบคุมดูแลความเรียบร้อยของงานสถาปัตยกรรม งานตกแต่งภายใน เพื่อให้งานก่อสร้างเป็นไปตามแบบแปลนและตามรายละเอียดที่ตกลงไว้ โดยประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น แผนกก่อสร้าง แผนกขาย เป็นต้น

3. แผนกก่อสร้าง ทำหน้าที่เป็นวิศวกรของโครงการมีความรับผิดชอบในการควบคุม ดูแลให้งานก่อสร้างอสังหาริมทรัพย์เป็นไปตามแบบและรายละเอียดที่กำหนดไว้ ดูแลให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามแผนที่วางไว้ ซึ่งถ้ากิจการทำการก่อสร้างอสังหาริมทรัพย์เอง แผนกนี้จะมีหน้าที่ในการบริหารจัดการและกำกับดูแลการปฏิบัติงานการก่อสร้างอสังหาริมทรัพย์ แต่ถ้ามอบหมายให้บริษัทรับเหมาก่อสร้างเป็นผู้ดำเนินการก่อสร้าง แผนกนี้จะทำหน้าที่ควบคุมดูแลและติดต่อประสานงานเกี่ยวกับการก่อสร้าง

4. แผนกขออนุญาตก่อสร้าง มีหน้าที่ในการติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆเพื่อขออนุญาตทำการก่อสร้างอสังหาริมทรัพย์โครงการต่างๆ ของกิจการที่กระจายอยู่ในแต่ละท้องที่ ซึ่งการก่อสร้างต้องยื่นคำร้องขออนุญาตก่อสร้างต่อสำนักงานเขตหรือองค์การบริหารส่วนท้องถิ่นในท้องที่ที่ทำการก่อสร้าง