ขั้นตอนการจดบริษัทควรเตรียมข้อมูลอะไร และ ควรมีความพร้อมด้านไหนบ้าง

ขั้นตอนการจดบริษัทควรเตรียมข้อมูลอะไร และควรมีความพร้อมด้านไหนบ้าง

ความพร้อมในการจดนิติบุคคลนั้นมีหลายส่วนด้วยกัน มาดูกันว่ามีอะไรบ้าง

1. เอกสารฝั่งรายได้

เมื่อธุรกิจมีรายได้ควรทราบว่าต้องมีการออกใบเสร็จรับเงินเพื่อเป็นเอกสารการยืนยันรายได้ หากกิจการนั้นจด ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ก็ควรต้องทราบถึงการออกใบกำกับภาษี ว่าควรออกตอนไหน จุด “TAX Point” หรือจุดการรับรู้ภาษีของแต่ละธุรกิจออกเมื่อไหร่ เพื่อความถูกต้องของการออกเอกสาร และการนำส่งภาษี

2. เอกสารฝั่งรายจ่าย

เมื่อมีการซื้อสินค้า หรือ บริการใดทางกิจการก็ควรขอเอกสารใบเสร็จรับเงินจากฝั่งผู้ขายเพื่อนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ แต่หากรายจ่ายนั้นไม่มีเอกสารใบเสร็จใดเลย ก็ควรทราบว่าจะจัดทำอย่างไรเพื่อให้นำค่าใช้จ่ายนั้นมาเบิกเป็นค่าใช้จ่ายได้ เพราะถ้าหากเราไม่มีเอกสารมายืนยันก็จะทำให้กิจการของเราเสียสิทธิ อาจทำให้มีภาษีที่เสียเพิ่มขึ้นได้

3. ภาษีที่ต้องเสียมีอะไรบ้าง จะแบ่งเป็นภาษีรายเดือน และภาษีรายปี

ภาษีรายเดือน คือ ภาษีที่ต้องทำการยื่นต่อเดือน เช่น

ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เป็นภาษีที่ต้องยื่นทุกเดือนแม้ว่าเดือนนั้นๆไม่มีรายได้ก็ตาม
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นภาษีที่เจ้าของกิจการควรทราบว่าจ่ายค่าอะไร เพราะจะได้หักในอัตราที่ถูกต้อง เช่น ค่าเช่า 5% ค่าบริการ 3% เป็นต้น
ภาษีรายปี คือภาษีที่ยื่น ปีละ 1 ครั้ง เช่น ภาษีเงินได้นิติบุคคล จะมีทั้งครึ่งปี (ภ.ง.ด.51) และเต็มปี (ภ.ง.ด.50)

เมื่อคุณบอกว่าคุณมีความพร้อมในส่วนข้างต้นแล้ว ก็มาดูว่า

ขั้นตอนการจดบริษัทควรเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง

1. ชื่อบริษัท ต้องมีทั้งภาษาไทย และ ภาษาอังกฤษ และควรเตรียมมามากกว่า 1 ชื่อ เพื่อป้องกันการใช้ชื่อซ้ำกับธุรกิจอื่น

2. จำนวนผู้ถือหุ้น และ กรรมการ การจดบริษัทต้องมีผู้ถือหุ้นอย่างน้อย 3 คนขึ้นไป ถ้าหากน้อยกว่านั้นจะไม่สามารถจดบริษัทได้
แต่ในส่วนกรรมการจะได้รับแต่ตั้งมาจากผู้ถือหุ้น ซึ่งจะมีตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป

3. จำนวนทุนจดทะเบียน ทุนจดทะเบียนจะสามารถจดที่เท่าไรก็ได้ ไม่มีการกำหนดที่ชัดเจน แต่อยากให้จดตามที่คิดว่าจะใช้เงินลงทุนจริงเพื่อจะทำให้ไม่มีปัญหาตอนปิดบัญชี ทุนจดทะเบียนนั้นมีกำหนดชำระขั้นต่ำอยู่ที่ 25% เช่น จดทะบียน 1,000,000 บาท ต้องชำระ 250,000 บาท ซึ่งไม่ได้หมายความว่าต้องนำไปจ่ายจริงๆ แค่นำเข้าบัญชีบริษัท พอนำไปใช้ก็ถอนออกจากบัญชีของบริษัทจะได้ไม่ปนกับส่วนตัวของเจ้าของ

4. ที่ตั้งสำนักงาน เป็นสิ่งสำคัญอย่างมากที่ต้องมี ซึ่งบ้าน 1 หลัง สามารถนำมาจดได้หลายบริษัท ซึ่งถ้าหากเป็นบ้านของเจ้าของกิจการ จะใช้โดยไม่คิดค่าเช่าต้องทำเอกสารเพื่อรับรองนั้นก็คือ “หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่” แต่หากมีการเช่า ไม่ว่าจะเป็นบ้านของเจ้าของบ้าน หรือ บุคคลอื่นก็ต้องทำเป็น”สัญญาเช่า”และติดอากรแสตมป์ให้เรียบร้อย จะถือว่าสัญญานั้นสมบูรณ์

5. วัตถุประประสงค์บริษัท วัตถุประประสงค์บริษัท คือ ส่วนที่จะบอกว่ากิจการเรานั้นทำอะไรบ้าง รูปแบบกิจการเป็นแบบไหน ซึ่งวัตถุประสงค์นั้นสามารถเขียนแบบครอบคลุมได้ไม่มีปัญหา

6. แผนที่บริษัท ต้องระบุตำแหน่งที่อยู่ของบริษัทชัดเจน และระบุว่ารอบข้างมีอะไรใกล้ๆเป็นจุดสังเกตุได้บ้าง

7. ตราประทับบริษัท หากมีการจดตราประทับพร้อมกันต้องเตรียมตราประทับไปตอนจดด้วย ซึ่งเงื่อนไขหลักๆมีดังนี้

• หากตราประทับมีชื่อบริษัทที่ชัดเจน อ่านออกได้ ต้องมีคำว่า “บริษัทจำกัด” “Co., Ltd. หรือ Company Limited”
• แต่ถ้าหากเป็นโลโก้ รูปภาพ ไม่มีชื่อบริษัท ก็สามารถทำได้

เมื่อคุณได้ดำเนินการจดบริษัทเรียบร้อยร้อยแล้วก็ต้องเตรียมพร้อมในเรื่องการจัดทำเอกสารต่างๆที่จะเกิดขึ้น ซึ่งคุณสามารถหาโปรแกรมที่จะมาซัพพอร์ทในส่วนนี้ได้

กรณีถ้าธุรกิจมีรายได้ใกล้ถึง 1,800,000 ก็ต้องทำการจดภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่กรมสรรพากรพื้นที่ (สามารถดูเพิ่มเติมได้ที่ https://www.rd.go.th/7058.html)

กรณีที่มีพนักงานตั้งแต่ 1 คนขึ้นไปต้องทำการขึ้นประกันสังคม และต้องทำการแจ้งเข้าประกันสังคมภายใน 30 วันนับตั้งแต่วันแรกที่ลูกจ้างเจ้ามาทำงาน (สามารถดูเพิ่มเติมได้ที่ www.sso.go.th)